Administrar um negócio com sucesso é um grande desafio que exige atenção aos detalhes, organização, investimento, equipe eficiente e ações estratégicas. É algo que exige tempo, esforço e muita dedicação. E isso não é diferente em relação à gestão de um consultório médico.
Segundo a Sociedade Brasileira de Dermatologia – SBD, a dermatologia e todas demais especialidades médicas possuem potencial de crescimento no Brasil, já que cada vez mais os brasileiros buscam cuidar de sua saúde e de seu bem-estar. Isso quer dizer que há uma quantidade significativa de pessoas interessadas em contar com a orientação de especialistas para resolver os seus problemas, inclusive de pele, cabelo e unhas.
E em uma área que cada vez mais cresce e com diversos profissionais competentes, um grande diferencial para se destacar é o gerenciamento. A forma como você cuida do seu negócio vai determinar o seu sucesso e a possibilidade de crescimento.
Quando falamos de gestão, há diversos aspectos como controle financeiro, treinamento dos colaboradores, marketing, atendimento e relacionamento com o pacientes e atividades como organização da agenda médica.
Aqui, selecionamos alguns pontos importantes e ações que podem ajudar na gestão, seja uma clínica, um consultório médico de luxo ou de pequeno porte.
Atendimento focado na experiência do cliente
Conecte-se ao seu paciente. Hoje, não basta oferecer um bom serviço apenas do ponto de vista médico, o cliente deve ser o foco do seu trabalho. Por isso, é importante prestar atenção às necessidades de cada paciente. Uma dica é fazer comunicação personalizada e com certa frequência. Por exemplo, você pode planejar uma sequência de e-mails depois que um paciente faz um procedimento com ácido hialurônico, radiofrequência ou algum outro tratamento. Assim, ele continuará tendo acesso a diferentes conteúdos. Após um período, você pode sugerir o retorno para manutenção do tratamento, mostrando sua preocupação com o paciente.
Outra forma de atenção é enviar mensagem que mostre interesse em tirar possíveis dúvidas do paciente. Vale também ouvir a opinião dele com o envio de um formulário de avaliação online. Um bom relacionamento com os clientes é uma maneira de fidelizar e demonstrar carinho e preocupação. Por isso, mantenha contato e mande mensagens periodicamente. Faça com que o paciente se sinta especial.
Estabelecer metas e acompanhar resultados
Para alcançar sucesso no seu consultório médico, é essencial planejamento estratégico. Vale ficar atento para não cometer o erro de estabelecer metas que não estejam de acordo com o momento e as possibilidades da clínica. Outro erro é o de não traçar metas bem definidas e com prazo estipulado.
Então, planeje com cuidado e acompanhe os resultados periodicamente.
Lembrando que o ideal é que toda a equipe esteja motivada e empenhada para alcançar os resultados desejados.
Gestão financeira estratégica
A gestão financeira é um dos principais desafios para o sucesso de qualquer negócio. Portanto, cuide bem do seu dinheiro. Para conseguir fechar o caixa com saldo positivo todos os meses, é fundamental acompanhar o fluxo de caixa, manter as contas a pagar e a receber em dia e, ainda, conseguir projetar e alcançar lucro. Um erro que deve ser evitado é misturar a gestão financeira e sua movimentação pessoal. É importante buscar conhecimento básico ou mesmo contratar um contador ou consultor especialista no gerenciamento e controle de finanças. Há clínicas que utilizam softwares de gestão médica que automatizam esse processo de forma simples.
Algumas dicas para ajudar a controlar as finanças: registre todas as transações financeiras de forma detalhada e projete os gastos e lucros, inclusive possíveis gastos extras como quebra de equipamentos, por exemplo. Outra questão a ser pensada é sobre investimentos. É preciso cuidado na hora de investir para conseguir usar o lucro de forma inteligente e não gastar com o que você não sabe se trará retorno.
Marketing médico
Invista em marketing médico para o seu consultório ter visibilidade e atrair mais pacientes, sempre com o cuidado de seguir as normas do Conselho Federal de Medicina. Uma boa opção é investir no marketing digital, pois hoje é imprescindível ter presença digital, já que grande parte dos pacientes buscam referências na internet. Mantenha contato através de redes sociais com conteúdos informativos relevantes.
Valorizar a equipe
Uma equipe integrada e motivada transparece isso para os clientes. Dessa forma, faz parte de uma boa gestão estar atento ao relacionamento e o bom aproveitamento do time. É essencial reconhecer e valorizar as qualidades e habilidades de todos, já que cada função é primordial. Uma boa gestão de pessoas contribui para a qualidade do trabalho e traz melhores resultados para o consultório médico e mais satisfação para os pacientes. Aqui vale destacar a importância de ouvir a equipe e fazer reuniões e treinamentos periódicos.
A importância da recepção
A recepção é primeiro ponto de contato, responsável pelas primeiras impressões do paciente. Portanto, reconhecer a relevância do papel de quem trabalha na recepção é muito importante para a gestão. O ideal é valorizar e oferecer treinamento constante, já que um bom atendimento pode aumentar as chances de que o paciente retorne outras vezes e indique o serviço a terceiros.
Planeje bem a agenda da clínica
A falta de organização do tempo pode gerar atrasos no atendimento e causar insatisfação do cliente. E aí, esse paciente pode não retornar e até mesmo falar mal do consultório. Por isso, a gestão do tempo é um fator primordial. É importante saber quanto tempo é gasto em cada consulta e procedimento para que a agenda possa ser organizada de forma eficiente. Afinal, há diferença no tempo de atendimento para aplicação de toxina botulínica, procedimento de radiofrequência, de laser e peeling, por exemplo.
Tenha equipamentos de qualidade
Na dermatologia, existem diversos equipamentos que seu consultório médico deve ter de acordo com os procedimentos que você oferece ao paciente. O ideal é investir em aparelhos com tratamentos mais procurados no mercado e outros que destaquem um diferencial, principalmente se for um consultório médico de luxo.
